Det är många arbetsplatser som nu uppmanar sina anställda att arbeta hemifrån på distans ett tag med anledning av Coronaviruset (COVID-19).

För att inte tappa fokus och tempo på arbetet, så krävs det att man strukturerar sin tillvaro, har en bra arbetsmiljö och bra arbetsredskap.
I Tech sektorn där vi verkar är det vanligt förekommande att man arbetar hemifrån emellanåt. Vi vill därför tipsa med de erfarenheter vi har samlat på oss under åren här nedan.
Har du några tips vid distansarbete? Dela gärna med dig till oss så kompletterar vi inlägget efterhand.

Sätt upp mål

För att kunna behålla fokus under arbetsdagen, så är en bra strategi att skapa en att-göra-lista.
Ett bra tillfälle att skapa att-göra-listan inför morgondagen är precis innan du avslutar dagens arbetsdag.
På så sätt skriver du av dig allt som ska göras nästa dag och du kan slappna av i sinnet och släppa arbetet för en stund. Risken är annars att gränsen mellan arbetstid och familjetid blir diffus och att du går omkring och tänker arbete hela kvällen istället för att lägga fokus på din familj som behöver dig fullt ut speciellt nu i dessa oroliga tider.

Motion

Att sitta hemma och jobba gör så klart att pendlingstiden och motionen blir oerhört minimal.
För att kunna hålla sig frisk och alert samt ta bra beslut, så kräver det att kroppen får motion och frisk luft. Se därför till att röra på dig ordentligt enligt en uppsatt rutin. Om du har möjlighet utan att springa på en massa folk i onödan, så gå ut på en promenad på morgonen och en på kvällen.

Har du inte möjligheten att gå ut, så försök se till så du får kondition ändå tex med en träningsmaskin i hemmet.

Rutiner

Strukturera upp dina rutiner redan från start. Att vara hemma och jobba brukar gå bra när det bara gäller enskilda dagar. Om det däremot blir längre tid, så behöver man ha en tydlig struktur så man inte plötsligt börjar lägga massa tid på att sortera barnens leksaker eller dammsuga hemmet. Försök sätt ihop en stående plan för dagen som är så lik dina vanliga arbetsdagar som möjligt.

 

  • Inga sovmorgnar!
  • Klä på dig och gör dig iordning för din arbetsdag precis som vanligt på morgonen. Dagen kommer troligen att bestå av videomöten med kolleger som är i samma situation. Då är det inte så kul att sitta med morgonrock och rufsigt hår.
  • Starta dagen med en liten promenad om det är möjligt utan att bumpa in i massa folk. Precis som om du skulle till arbetet.
  • Börja arbetsdagen vid samma tidpunkt som du brukar och beta av dagens att-göra-lista.
  • Avsätt tid för mailboxen ett par gånger under dagen, men kolla inte hela tiden så du förlorar koncentration.
  • Undvik att läsa nyhetssidor under arbetsdagen. Just nu är de överfyllda med negativa nyheter som kan få vem som helst att bli deprimerad. Det är bättre att fokusera på sådant som går att påverka. Lägg energin på ditt arbete för vi behöver alla ta krafttag för att samhället ska fungera.
  • Ta en lunchpaus som brukligt med förberedd lunch. Ställ dig inte och laga mat bara för att du är hemma.
  • Ta mindre pauser precis som du brukar. Använd inte tiden till att vika tvätt utan ring istället upp en kollega på videosamtal och småsnacka en stund. Den informella kontakten med kollegorna är viktig.
  • Sluta dagen med att förbereda nästa dags att-göra-lista.
  • Ut och gå en promenad igen för att simulera hemgång från arbetet.

Ergonomi

Det går bra en kort tid att sitta i soffan eller på en pinnstol i köket och jobba med sin laptop, men när jobbet behöver ske under en längre tid i hemmet så behöver man upprätta ett mer ergonomiskt hemmakontor.
Om möjligt, så avdela ett eget rum som arbetsrum. Det gör att arbetsrummet kommer att förknippas med arbete både för dig och andra familjemedlemmar.

Använd ett skrivbord och en någorlunda bra skrivbordsstol. Ställ in dem så du sitter i korrekt höjd. Se till att ha bra belysning där du sitter.
Har du inte detta, så spring inte iväg och köp nya saker i detta läge. Beställ hellre hem om du absolut måste ha nytt.

Datormiljö

Det bästa är förstås om du kan arbeta från en dator som är dedikerad arbetsdator och som redan har alla nödvändiga applikationer och VPN-kopplingar installerade. Arbeta inte från din hemdator om du inte har absolut kontroll över säkerheten.
Vi har uppmärksammat att vi den senaste veckan har fått in flera supportärenden där hemdatorer som används för distansarbete är nerlusade med virus och bakdörrar. Detta blir en mycket stor säkerhetsrisk när de kopplas upp mot tjänster på arbetsplatsen.
Var därför noga med att ditt distansarbete sker från en virusfri dator.

Använd externt tangentbord och mus samt extern skärm om du har laptop. Detta kommer att göra stor skillnad på ditt välmående. Exempel på bra kvalitetspaket med både mus och tangetbord kan hittas hos Logitech. Vår personliga favorit är MX900 (ca 1800 kr), men det finns naturligtvis billigare kombinationer så som MK270 (ca 350 kr). Använd gärna en skärm som är 24 tum eller större (från ca 1500kr).

Använd aktiva brusreducerande hörlurar och headset för telefonsamtal och videomöten. De hjälper dig även att koncentrera dig speciellt om ni är flera distansarbetare i hemmet. Våra personliga favoriter här är Plantronics Voyager 5200 UC (ca 1000 kr) samt Plantronics Voyager 8200 UC (ca 2700 kr) då de är enkla och kan anslutas trådlöst både till mobiltelefon och dator samtidigt. Plantronics har även billigare headsets med sladd.

Samarbetsplattformar

Utnyttja de samarbetsplattformar som redan finns på företaget. Om det saknas samarbetsplattformar, så är det en god idé att upprätta sådana nu då det underlättar väsentligt när arbetsstyrkan är utspridd.
Bra samarbetsplattformar som vi gillar är Microsoft Office 365 och Google G Suite. De är snabba att komma igång med och man betalar per användare och månad (båda kostar från ca 40 kr/mån och användare).

Filer kan enkelt delas mellan kollegerna via OneDrive som ingår i Office365, Google Drive som ingår i G Suite eller via Dropbox.

Stora filer kan skicka via e-post med hjälp av Sprend eller Wetransfer.

Videomöten

Det personliga mötet är så klart alltid bäst, men vad gör man om just detta skall undvikas?
Man kan givetvis börja använda sig av videomöten. Detta går alldeles utmärkt både mellan två personer eller mellan ett större antal kolleger. Oftast räcker det med den kamera som finns i mobilen eller laptopen, men har man ingen kamera så kan en extern webbkamera vara en bra lösning. Även här har Logitech några av de bättre lösningarna.

Några bra applikationer för videomöten som vi rekommenderar är:

Microsoft Teams
Teams är en mycket bra och enkel samarbetsplattform för företag som ersätter Microsofts gamla tjänster Skype och Lynk.
Tjänsten går att använda på iPhone- och Android-telefoner samt dator. Upp till 250 deltagare per gruppsamtal.
Här kan man upprätta digitala arbetsrum, chatta med kunder och kolleger och göra gemensamma videosamtal. Det finns även möjlighet att dela skärmbild under pågående möte.
Microsoft har öppnat upp för en gratisversion under 6 månader för att underlätta för företag nu under Coronapandemin.
Teams ingår även i betalversionerna för Office365 (Pris från ca 40kr/mån och användare).

Google Hangouts Meet (Google Suites)
Hangouts Meet är en enklare videomötestjänst från Google som är lätt att komma igång med.
Tjänsten går att använda på iPhone- och Android-telefoner samt dator. Upp till 250 deltagare per gruppsamtal.
Google har med anledning av Coronaviruset öppnat alla funktioner som normalt finns i deras Enterprise version (250 användare/samtal, live streaming och spara ner video till Google Drive) till samtliga G Suite och G Suite for Education användare. Detta gäller fram till 2020-07-01.

Zoom
Tjänsten Zoom innehåller videomöte, skärmdelning, chatt etc med olika nivåer på abonnemang. Från gratis till ca $20/månaden. Populär och enkel.

Facetime
Facetime är enkelt att använda och finns inbyggt i iPhone/iPad. Är egentligen fokuserat på privat användande men fungerar bra för snabba och spontana möten.
Kostar inget extra, men kräver dessvärre att samtliga medverkande har iPhone/iPad. Totalt 32 användare kan ingå i ett gruppsamtal.

Barn i hemmet

Gymnasieskolorna och universiteten har vid inläggets skrivande redan slagit igen. Det är troligen bara en tidsfråga innan även grundskolor och förskolor behöver stänga ner helt eller delvis, vilket mer eller mindre tvingar dig som förälder in i distansarbete om du inte redan sitter hemma.

Alla som någon gång har haft sjuka småbarn i hemmet vet hur svårt det är att jobba samtidigt som barnen springer runt och stojar.

Försök att dela upp dagen så att du påbörjar ditt arbetspass lite tidigare på morgonen än vanligt, tar lite paus under dagen och umgås med barnen. Framåt kvällen när barnen har varvat ner eller lagt sig, så kan arbetet fortsätta. Ni är säkert många kolleger som sitter i samma sits. Kom överens om avstämningar på video/telefon även kvällstid om ni är flera som delar upp dagen på detta sätt och håll ihop. Det får distansarbetet att kännas mindre ensamt.

Vi hjälper dig!

Behöver ditt företag hjälp med att få igång IT miljön för distansarbetande kollegor, så går det bra att ta kontakt med oss antingen via e-post på support@provectus.se eller via vår supporttelefon 0413-575 575.
Vi kan erbjuda både hårdvara till distansarbetsplatsen såväl som konfiguration och preppning av arbetsdator/hemdator för att nå arbetsplatsens servar och applikationer på distans. Hör av dig så syr vi ihop en lösning!
Support sker på distans och leverans av fysiska produkter inom Eslöv sker kostnadsfritt till den anställdes dörr.